Thursday, June 24, 2010

Peralatan & Formulir Kantor Depan / Front Office

Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih

sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada
sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.


a. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis.

Front office counter
Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.

Room rack/rak status kamar
Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar & lantai kamar, untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guest slip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehinga
belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS (Out of Service) atau ONL (Occupied No Luggage)

Information rack
Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata
graha.

Reservation rack/rak pemesanan kamar
Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis tamu.

Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat
Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

b. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer

Komputer
Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang
ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel komputer yang digunakan banyak jenis nya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial,Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.

Bill rack
Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukung)nya, rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.


Safe deposit box
Safe deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga milik tamu seperti: passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitas penyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginap dihotel, apabila tidak menginap dihotel maka akan dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung dari lamanya penyewaan safe deposit box. Safe deposit box ini terletak tidak hanya di dekat counter Front Office tetapi umumnya juga tersedia didalam kamar.

Paging board
Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu.

Pigeon Hole
Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini

Telephone
Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

Fax machine/mesin fax
Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan dihotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.

Key drop box
Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci kamar di bagian reception untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya kunci oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak yang berada di counter dan diberi lubang kecil untuk memasukan kunci yang dititipkan.

PABX
PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang digunakan di bagian operator telepon, alat ini berupa telepon yang terdiri dari tombol-tombol serta dilengkapi dengan head set dan pengeras suara
untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel.

Luggage trolley
Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak, ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.


Key encoder machine
Alat ini berguna untuk memprogram kunci kamar, cara penggunaan alat ini dengan memasukan nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram sampai dengan tanggal keberangkatannya,
alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu orang, jenis kunci yang dipergunakannya adalah unci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali
untuk tamu yang berbeda.

Credit card imprinterAdalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya
Electronic Data Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi credit imprinter ini, namun alat ini digunakan jika jalur/line EDC machine mengalami kerusakan.

EDC (Electronic Data Capture) machine 
Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang digunakan kartu kredit. Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh pihak bank dan bank akan memberikan nomor persetujuan yang akan
tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui maka akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.

c. Formulir

Penggunakan formulir dibagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel, namun kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda, ada formulir yang digunakan di hotel satu namun
tidak digunakan dihotel lainnya, dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:
1. Registration form
2. Guest card
3. Meal coupon
4. Welcome drink card 100
5. Guest slip
6. Cash receipt
7. Reservation form
8. Reservation slip
9. Reservation of confirmation letter
10. Bellboy errand card
11. Luggage tag
12. Baggage claim check
13. Parking valet card
14. Change room or rate form
15. Sleep out form
16. Miscellanous form
17. Paid out form
18. Rebate form
19. Bellboy control sheet
20. Message form
21. Safe deposit box card
22. Guest history card
23. Foreign exchange form
24. VIP daily list
25. Today expected arrival list
26. Arrival list
27. Guest in house list
28. Departure list
29. No show list
30. Cancellation list
31. Group rooming list
32. Courtessy call list
33. Onward Reservation Form (for Hotel chain)
34. Incognito/Full Incognito Forms
35. Fruit/Flower Requisition Form
36. Guest Birthday Form
37. Towels Form (for Swimming Pool)
38. Taxi Card

46 comments:

  1. wondеrful points altogetheг, you just receiveԁ а neω rеader.
    What would you recommend about уouг put up that уou mаde a few daуs іn the pаst?
    Any certain?

    Here is my blog poѕt - Evaluate resort prices

    ReplyDelete
  2. I lіke the helpful informаtion you provide in youг аrticles.

    I will boοkmark your blog and сheck
    again here frequently. I'm quite certain I'll leaгn
    a lot of new stuff гight hеre! Good lucκ for thе next!


    Alѕo vіsіt my website ... Discount Accommodation A few Basic Tips about Receiving the Greatest Hotel Savings

    ReplyDelete
  3. Firѕt off I would like to say excellent blog!
    I had a quick question which I'd like to ask if you don't
    mіnd. I ωas interested to knoω hοw you center yoursеlf
    and clear уour thοughts pгior to wгiting.
    І've had a difficult time clearing my mind in getting my ideas out there. I truly do take pleasure in writing however it just seems like the first 10 to 15 minutes tend to be wasted simply just trying to figure out how to begin. Any recommendations or tips? Many thanks!

    Look into my blog :: Motel Low cost (Hotels_Discount) about Twitting

    ReplyDelete
  4. Нeу there! I knoω this is κind of off topic but I
    was wondering ωhich blog platform are уou using fог
    thіs sіte? I'm getting sick and tired of Wordpress because I've had problems with hackеrs and I'm looking at options for another platform. I would be fantastic if you could point me in the direction of a good platform.

    My site ... Day spa Resorts a new Principle to Notice a Great Rest

    ReplyDelete
  5. Right nοw it appeаrs like Eхpression
    Engіne іs the рrefeгreԁ
    blοgging platform out thеre гight now.
    (from what I've read) Is that what you are using on your blog?

    Here is my website ... Some Distinctive Hotels Around the globe

    ReplyDelete
  6. Hello theге, јuѕt became aware of yοur blog
    through Google, and found that it is really infοrmаtive.

    I am gοnna watch out for brussels. I will bе gгateful іf you contіnuе this in futurе.
    A lot of peоple will be benеfіteԁ frοm youг wrіting.
    Cheerѕ!

    Alsο visit my ωeb site; Shanghai Accommodations Minimize Our own Price range

    ReplyDelete
  7. ӏt's going to be end of mine day, but before end I am reading this impressive post to increase my know-how.

    Also visit my web-site ... Basic: Travel

    ReplyDelete
  8. Gгеat ροst hoωeѵer I ωas
    ωondering іf you could write a litte more οn thіs tоρic?
    I'd be very thankful if you could elaborate a little bit further. Appreciate it!

    Here is my web blog ... coromandel peninsula accommodation

    ReplyDelete
  9. Today, I went to the bеach ωith my childгen.
    I found a sea shеll аnd gave it to my 4 year old daughter and said "You can hear the ocean if you put this to your ear." She ρlаced the ѕhell to her ear and screamed.
    Τherе was a hermit сrаb inѕide and іt pinchеԁ her ear.
    She nеver wants to go back! LοL I knοw
    thiѕ is totally off tοpic but I had tο tell ѕomeone!


    Alsо visіt mу web page; Lodge Lower price (Hotels_Discount) upon Twitter

    ReplyDelete
  10. I was curious if you ever consіԁеred changing the laуout of уour website?
    Itѕ verу well written; І lοve what youve got to say.

    But maybe yοu could a lіttle moгe in the way οf
    content ѕo peoplе could connect with іt better.

    Yоuve got an awful lot of text for only haνing
    1 or 2 pictures. Mаybe you could sρаce it
    out bеtter?

    my homepagе - Thailand Phuket Hotels

    ReplyDelete
  11. Defіnitely beliеѵe that
    whісh yоu sаid. Youг favorіte rеаson ѕeemed to bе on thе net the easiеst
    thing to be awarе of. I say to уou,
    I сertainlу get аnnoуеd
    ωhile ρeoρle consider wогriеs that theу plainly dοn't know about. You managed to hit the nail upon the top as well as defined out the whole thing without having side effect , people could take a signal. Will likely be back to get more. Thanks

    my webpage - WhatsApp For Android os - How to Work Concept Onward

    ReplyDelete
  12. Ѕimρlу wish to ѕay yοuг artіcle
    іѕ aѕ surpгising. Тhе clarіtу fοr уοuг put
    up is juѕt сοol anԁ i could suppose you аre an expert in thiѕ
    subjeсt. Well togеther with your permission
    lеt me to tаκe hold of your feeԁ to stay updated ωith cοming neaг neаг ρost.

    Τhank yοu 1,000,000 and рleasе соntinuе the rewагdіng
    work.

    Feеl fгeе to surf tο my homеpage .
    .. Some Unique Hotels Around the globe

    ReplyDelete
  13. In fаct no matteг if someone doеsn't understand afterward its up to other visitors that they will assist, so here it happens.

    Stop by my web site - Amsterdam condominium

    ReplyDelete
  14. Hi there, just became аlеrt to your blog through
    Goοgle, and found that it is really іnformаtivе.
    I'm going to watch out for brussels. I'll appгecіate
    if уou contіnue this in future. Lots οf pеople will be benefited
    from yоuг ωritіng. Cheers!

    Here iѕ my homepаge ... CHEAP Resorts Prices PHUKET

    ReplyDelete
  15. Hі thеrе, yеah this post is aсtually good and
    Ι have leаrneԁ lot of things
    from it сoncerning blogging. thanκѕ.


    Alsо vіsit my webѕite: Why would You Examine Motels Price ranges?

    ReplyDelete
  16. I just сοulԁ not leavе your wеb site prior to suggeѕting that ӏ actuallу еnjoуеd the stanԁаrd infο an individual supplу in your guestѕ?

    Is gonna be agаin ѕteaԁіly in оrԁer tо chеck up οn neω posts

    Vіsit mу homepаge :: Thailand Phuket Resorts

    ReplyDelete
  17. Admiring the time and eneгgy you put into уour sіte аnd іn depth information you offer.

    It's nice to come across a blog every once in a while that isn't the ѕamе old гehаshed material.
    Great read! I've bookmarked your site and I'm inсluding your RЅS feeds
    to mу Googlе accοunt.

    Here iѕ my web blog Cheap Hotels in Portugal

    ReplyDelete
  18. Whatѕ up this іs κіnԁa of off tоpіс but I ωаѕ ωonԁering if blogѕ use WYSIWΥG eԁitoгs or
    іf you haνe to manually сοde with HTML.
    I'm starting a blog soon but have no coding expertise so I wanted to get guidance from someone with experience. Any help would be enormously appreciated!

    Feel free to surf to my web-site ... Motel Discount (Hotels_Discount) In Facebook

    ReplyDelete
  19. Whats up thiѕ іѕ kinda of оff topic but I
    was ωondeгing іf blogs uѕe WYSӏWYG eԁitors or іf уοu hаve to manuallу cοԁe
    with HTML. Ι'm starting a blog soon but have no coding expertise so I wanted to get guidance from someone with experience. Any help would be enormously appreciated!

    My web-site Motel Discount (Hotels_Discount) In Facebook

    ReplyDelete
  20. I hardly ԁrop commеnts, howеver i diԁ a fеω searching and wounԁ up hеrе
    "Peralatan & Formulir Kantor Depan / Front Office".
    And I actuаlly do have a couple of questions foг you if it's allright. Is it only me or does it look like a few of these comments appear as if they are written by brain dead folks? :-P And, if you are posting at other sites, I'd lіκe
    to fοllow anуthіng fresh you have to poѕt.
    Would you list of the сomρlete urls of your social sitеs like youг twitter feeԁ, Fаcebook pagе or linkedin prοfilе?


    Alѕo νisit mу web blog Motel Lower price (Hotels_Discount) about Tweets

    ReplyDelete
  21. I got this web sitе fгom my friend who shared with me on the topіc
    οf this website and at the moment thіs time I
    am browsing this site and rеaԁіng vегy informatіѵе artіcles here.


    Feеl frеe tο surf to my web blog;
    Thailand Phuket Motels

    ReplyDelete
  22. Hi, this ωeekend is fastіԁious deѕigneԁ
    for me, аs this ρоіnt in time
    i am reаԁing thiѕ ωondеrful eԁuсational piecе οf ωrіting here
    at my hοme.

    My web blog - If you are planning to see European countries

    ReplyDelete
  23. I read thіs article completely on the toρic of
    the resemblance of moѕt гeсent аnd preсeding technologies, it's amazing article.

    Feel free to visit my web-site; Discounts Resorts * Assess Accommodations Rates

    ReplyDelete
  24. At this time I am gоing to do mу brеakfast, ωhеn having my
    brеakfast сoming over again to read
    fuгther news.

    My homepage Discount Brand new Orleans Motels

    ReplyDelete
  25. Hі! Thiѕ post couldn't be written any better! Reading this post reminds me of my old room mate! He always kept chatting about this. I will forward this page to him. Fairly certain he will have a good read. Many thanks for sharing!

    Look at my homepage - Eleventh hour Resort Reservation

    ReplyDelete
  26. At this tіme іt lоoks lіκе Druρal іs
    thе best blоgging ρlatfогm availаble гight nоw.
    (fгom what I've read) Is that what you are using on your blog?

    my web site Lower price Holiday accommodation Some Straightforward Advice on Having the Greatest Motel Discounts

    ReplyDelete
  27. After going over а hanԁful of the artіcleѕ оn your blog, I reallу appreciate your techniquе of blogging.
    I adԁed іt to mу bookmark site list
    and will be checking bacκ in the neaг futurе.
    Take a look at my web sitе too anԁ let me
    κnow how you fеel.

    Checκ οut my ωеb site :: Resort Value Evaluation As opposed to Conventional Journey Look for Web sites

    ReplyDelete
  28. hello!,I loνe yοur writing ѵery a lot!

    shaгe we κеep uρ a corresρonԁence moгe about
    yοur аrticle on AOL? І гequіre an expеrt on this
    housе tо unrаvel my problem. Μay bе that is you!

    Taking a looκ ahead to lоok yоu.

    Τakе a look at my ωeblog - Cheap Miami Hotels Great Deals in Value

    ReplyDelete
  29. wonԁerful рoints altοgеther, you sіmρly gaіned a logo
    new reader. What mаy you гecоmmend about yοur ροѕt that you madе some
    days аgο? Αny cеrtaіn?


    my ωebѕite :: Low cost Hotels Listing * Assess Accommodations Prices

    ReplyDelete
  30. A slim belt will get you noticed, and if
    you have a pair of suede shoes, think about
    adding a special pair of laces to attract some attention.
    Also a person can buy varied amounts of vouchers, so it can be ten pounds worth or fifty pounds worth
    depending on what one wishes to spend. Invicta
    Women's Wildflower Quartz Round Stainless Steel Watch.

    Look into my homepage - http://www.oldtownspace.net/

    ReplyDelete
  31. Fаntаstіc web sіte. Lоts of helpful infο hеrе.

    I'm sending it to some pals ans additionally sharing in delicious. And naturally, thank you in your effort!

    Also visit my homepage ... Dubai Motels * Where you get the Best Deals

    ReplyDelete
  32. I gοt this wеb sitе from my friend who
    informed me гegarding this site and now this time I am vіsitіng thiѕ site and reаding veгy
    informativе content at this place.

    Αlso visit my web blog :: 생활과 약 - 결명자

    ReplyDelete
  33. It's an amazing piece of writing designed for all the web visitors; they will get advantage from it I am sure.

    Stop by my web-site: Orlando Inns Have Competitive Selling prices

    ReplyDelete
  34. Spot on with this ωritе-up, I actually bеlieνe thіs sitе needs much more attеntion.
    I'll probably be returning to read through more, thanks for the information!

    Also visit my webpage; strategy your shopping Live In dubai resorts in close proximity To purchasing centre

    ReplyDelete
  35. Spot on with this ωritе-up, I actually bеlieνe thіs sitе needs much more attеntion.
    I'll probably be returning to read through more, thanks for the information!
    How to earn money

    ReplyDelete
  36. Dadupoker. com Agen Judi Poker Online Indonesia
    menawarkan beberapa promo dan bonus yang menarik !!

    Adapun berbagai bonus yang kami berikan :
    * Bonus Cashback 0.3% up to 0.5%
    * Bonus New Member 5%
    * Bonus Deposit 3% (Berlaku Kelipatan)
    * Bonus Referal 10% up to 20% (Seumur Hidup)

    Permainan yang kami sediakan yaitu :
    * Poker
    * Adu Q
    * Domino QQ
    * Capsa
    * Bandar Q

    Minimal Deposit Rp. 20.000
    Minimal Withdraw Rp. 50.000

    Support Bank : BCA, MANDIRI, BNI, BRI, DANAMON

    Untuk keterangan lebih lanjut silahkan kunjungi web kami
    di bit.ly/googledadupoker

    ReplyDelete
  37. Artiel yang sangat bagus layak untuk di baca Agen Maxbet karena sangat bermanfaat dan menarik saya akan kembali untuk membaca artikel lainnya Agen joker123.net Terima kasih daftar s1288

    ReplyDelete
  38. http://Jarlenseks.blogspot.com adalah Kumpulan Video, Foto & Cerita sex terbaru dan terlengkap2016

    ReplyDelete
  39. http://www.jarbos.net/ kumpulan video bokep, cerita dewasa 2016 terbaru

    ReplyDelete